Office Manager

Zorg jij ervoor dat achter de schermen alles klopt?

Bij Baek geloven we dat goede beveiliging begint met een sterke organisatie. Onze beveiligers staan zichtbaar op locatie, maar achter de schermen zorgen onze collega’s ervoor dat processen soepel verlopen, personeelszaken op orde zijn en onze opdrachtgevers kunnen rekenen op kwaliteit.

Daarom zijn wij op zoek naar een Office Manager die energie krijgt van structuur, nauwkeurigheid en afwisseling. Iemand die verantwoordelijkheid neemt, overzicht houdt én zelf de handen uit de mouwen steekt.

Als Office Manager ben jij de organisatorische spil van onze organisatie. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse kantoororganisatie soepel verloopt en voert zelfstandig uiteenlopende administratieve werkzaamheden uit. Dankzij jouw inzet kunnen collega’s vertrouwen op een goed georganiseerde backoffice.

Wie zijn wij?

Baek is de ideale partner.

Als partner bieden wij niet alleen een hoog niveau van professionele veiligheid, maar ook een mensgerichte aanpak. We investeren continu in onze medewerkers. Zo krijgen zij de ruimte om zich persoonlijk én professioneel te ontwikkelen en stimuleren wij verantwoordelijkheid en zelfregie.

Die betrokkenheid zie je terug in onze dienstverlening én binnen onze eigen organisatie. Samen bouwen we aan een bedrijf waar mensen graag werken, zich gehoord voelen en de ruimte krijgen om te groeien.

Ons doel is om van waarde te zijn voor zowel onze opdrachtgevers als onze medewerkers. Dat vormt de basis voor langdurige samenwerkingen én een positieve maatschappelijke bijdrage.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde.

Als Office Manager ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van onze organisatie. Je bewaakt processen niet alleen, maar voert ze ook zelf uit.

Je houdt je onder andere bezig met:

• het beheren van de HR-administratie en personeelsdossiers;
• het ondersteunen bij personeelszaken, verzuim en in-, door- en uitstroom van medewerkers;
• het verzorgen van aanvragen, verlengingen en administratieve afhandeling van legitimatiebewijzen, toestemmingstrajecten en screenings voor (aspirant-)beveiligers conform de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr)
• het opstellen, verwerken en beheren van arbeidsovereenkomsten en overige personeelsdocumenten;
• het controleren van urenregistraties, contractafspraken en facturen voorafgaand aan de facturatie;
• het signaleren en opvolgen van administratieve afwijkingen;
• het beheren van correspondentie, e-mail en telefoonverkeer;
• het ondersteunen van directie en collega’s bij administratieve en organisatorische vraagstukken;
• het beheren en archiveren van bedrijfs- en personeelsdocumenten;
• het signaleren van verbeterpunten en actief bijdragen aan het efficiënter inrichten van administratieve processen.

Wie ben jij?

Je bent iemand die graag overzicht creëert en nauwkeurig werkt. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, denkt vooruit en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.

Je vindt het prettig om collega’s te ondersteunen, maar pakt ook zelfstandig werkzaamheden op en zorgt ervoor dat zaken goed worden afgehandeld.

Daarnaast beschik je over:

• MBO 4 of HBO werk- en denkniveau;
• ervaring in een administratieve, HR- of officefunctie;
• basiskennis van HR-processen, personeelszaken en verzuim is een pre;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel);
• een proactieve, zelfstandige en oplossingsgerichte werkhouding;
• een groot verantwoordelijkheidsgevoel en oog voor detail.

Ervaring binnen de beveiligingsbranche is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste.

Wat bieden wij jou?

Bij Baek kom je terecht in een organisatie waar samenwerken, vertrouwen en ontwikkeling centraal staan.

Je kunt rekenen op:

• een fulltime functie van 40 uur per week (32 uur bespreekbaar)
• een salaris tussen € 2.502 en € 3.140 bruto per 4 weken o.b.v. fulltime dienstverband), afhankelijk van kennis en ervaring;
• 25 vakantiedagen (o.b.v. fulltime dienstverband);
• 8% vakantiegeld;
• een goede pensioenregeling;
• volop ruimte om jezelf verder te ontwikkelen;
• een afwisselende functie met veel eigen verantwoordelijkheid;
• een informele werksfeer binnen een groeiende organisatie waar jouw ideeën worden gewaardeerd.

Screening maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure

Baek is een erkende particuliere beveiligingsorganisatie. Daarom is voor deze functie een screening op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) verplicht.

Deze screening geldt ook voor medewerkers die werkzaam zijn op kantoor.

Een positieve beoordeling door de politie is daarom een voorwaarde voor indiensttreding.

Enthousiast?

Zie jij jezelf als de Office Manager die onze organisatie verder helpt groeien?

Stuur dan jouw motivatie en cv naar personeel@baek.nl.

Heb je eerst nog vragen over de functie? Neem gerust contact met ons op via 085 – 060 4668.

Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!

Salaris: €2.502,00 – €3.140,00 per maand

Arbeidsvoorwaarden:

• Collectieve zorgverzekering
• Kosteloos parkeren
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding

Werklocatie: Fysiek